Dankzij de computer is het nu heel vanzelfsprekend om in korte tijd veel informatie te verkrijgen over de collectie van het museum. Vóór het computertijdperk, en dat is nog niet zo lang geleden, was die informatie er ook maar zat veelal in het hoofd van deskundigen en/of verborgen in talloze kaartsystemen. Bij het Historisch Museum en het Stedelijk Museum werden de gegevens van een individueel kunstvoorwerp nauwkeurig en volgens een vast patroon vastgelegd op een zogenaamde inventariskaart. De gegevens bestonden uit het inventarisnummer, de titel van het werk, de maker, het jaar van vervaardiging, de techniek en het materiaal, de afmetingen, het jaar van verwerving, de wijze van verwerving, de eventuele aankoopprijs, de verzekerde waarde, het depot waar het werd opgeslagen, de conditie- en restauratiegegevens, literatuur- en tentoonstellingsgegevens, enzovoort. Bepaalde gegevens konden ook betrekking hebben op andere objecten uit de collectie en werden in zogenaamde nevensystemen genoteerd. Daarbij moet je denken aan de instelling of degene van wie het object is verworven, het betreffende depot waarin het werd opgeslagen, de publicatie waarin het wordt beschreven, de eventuele voorstelling van het werk (portret, landschap, Bijbelse voorstelling, Amsterdams stadsgezicht, enzovoort), de instelling waar het tentoongesteld is geweest en wat nog meer van belang kan zijn voor een onderzoek naar de geschiedenis van een kunstobject.
De afdeling kunstinventaris van het museum verzorgde deze collectieregistratie aanvankelijk op handgeschreven inventariskaarten, later machinegeschreven op de Olympia. De kaarten stonden alfabetisch in grote ladekasten. De gegevens die in de bovengenoemde nevensystemen werden opgenomen, werden bevestigd met een gestempelde tekst op de inventariskaart. Schenker, bruikleengever, bezwarende bepalingen ten aanzien van bijvoorbeeld uitlening, depot, literatuur, uitleningen, restauraties, en nog veel meer. Voor al die gegevens bestonden talloze stempels die netjes geordend werden bewaard in een kast die bestond uit vijf rijen van ongeveer twaalf transparante perspex schuiflaatjes waarop de tekst van het stempeltje. Die kast zag er indrukwekkend uit en werd wel het ‘flatgebouw’ en ook wel het ‘Spaanse kerkhof’ genoemd.
Toen ruim tien jaar geleden het handwerk werd afgeschaft en alle gegevens van de inventariskaart volgens een vast patroon in een zorgvuldig ontwikkeld computerprogramma werden vastgelegd verhuisde de stempelkast naar de zolder en raakte snel in de vergetelheid. Marianne Jonker die als collectieregistrator de geschiedenis van dit toen onmisbare gereedschap heeft meegemaakt was gelukkig nog net op tijd om een deel ervan te behouden zodat dit kleine monumentje onlangs bij haar afscheid door haar aan het Museum Amsterdam kon worden aangeboden. ( Marijke Knies)
